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Categoría: Uncategorised

Publicado: 02 November 2017

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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÒN DE DATOS PERSONALES

SIBATE, CUNDINAMARCA- COLOMBIA

2017

 

INTRODUCCIÒN

En cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, sus disposiciones reglamentarias y las demás normas que reglamentan el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia, La Asociación de Empresarios de Sibate, Soacha y Sur de Bogotá - ASOMUÑA, entidad privada sin ánimo de lucro, con Personería Jurídica No. 0613 de noviembre de 1987, registrada en Cámara de Comercio de Bogotá D.C. en el Libro I de las entidades sin ánimo de lucro; en su calidad de responsable del tratamiento de la información que reposa en sus bases de datos, adopta voluntariamente el presente Manual, en el cual determina las directrices de la organización para el tratamiento y uso de la información de carácter personal, aplicables al tratamiento de datos personales, que en el desarrollo de sus actividades asociativas solicite, utilice, almacene, corrija, ceda o suprima.

La Asociación de Empresarios de Sibate, Soacha y Sur de Bogotá - ASOMUÑA, es responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento de lo dispuesto en el art. 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente Manual que contiene en lenguaje sencillo el cumplimiento de la legislación para la protección de Datos Personales.

Los datos tratados por La Asociación de Empresarios de Sibate, Soacha y Sur de Bogotá – ASOMUÑA, en el desarrollo de sus actividades son de naturaleza privada aun cuando registra datos públicos, a saber instituciones públicas y empresas privadas, así mismo posee una base de datos de carácter privado, todas las bases de datos de la asociación se acogen a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios y las demás normas que lo complementen, adicionen o deroguen , en materia de Protección de Datos Personales.

CAPITULO I. GENERALIDADES

1.1 ÀMBITO DE APLICACIÒN

Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicarán a la Asociación de Empresarios de Sibatè, Soacha y Sur de Bogotá – ASOMUÑA, en adelante ASOMUÑA, cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la asociación.

ASOMUÑA, se encargará directamente del tratamiento de los datos personales; reservando el derecho a delegar a un tercero el tratamiento, para tal fin se compromete a exigir estricto cumplimiento de la ley en cuanto a la protección y tratamiento idóneos de los datos personales consignados, así como su confidencialidad.

1.2 DEFINICIONES

Bajo la Ley 1581 de 2012 ASOMUÑA adopta las definiciones e interpretación que dicta la Ley, sus decretos reglamentarios de protección de Habeas data, determinando responsabilidades de cada uno de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales

• Base de datos personales. conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

• Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.

• Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.

• Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien está habilitado como cesionario.

• Custodio de la base de datos. Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de ASOMUÑA

• Dato personal. Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.

• Dato personal sensible. Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.

• Encargado del tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Fuentes accesibles al público. Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser efectuada por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.

• Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.

• Procedimiento de análisis y creación de información. Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.

• Procedimiento de disociación. Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.

• Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.

• Propietario de la base de datos. ASOMUÑA, es propietaria de la base de datos y tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos, los gestiona y los tiene bajo su control.

• Responsable del tratamiento. Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.

• Titular del dato personal. Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.

• Tratamiento de datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se efectúan sobre datos personales tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.

• Usuario. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.

• Violación de datos personales. Es el delito creado por la Ley 1273 de 2009, contenido en el Artículo 269 F del Código Penal Colombiano. El tipo penal es el siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en  ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes"

1.3 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ASOMUÑA, acorde a la Ley 1581 de 2012, establece integralmente los siguientes principios bajo los cuales establece los parámetros a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales en el desarrollo de sus actividades.

Acceso y Circulación: el tratamiento se limita conforme la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá ser realizado por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme la presente Ley.

Confidencialidad: conforme al principio de acceso y circulación; se guarda confidencialidad de los datos personales dependiendo de la naturaleza del mismo. Se guarda reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

Finalidad: Legitima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a los fines exclusivos para los cuales fue entregada por el titular. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada, Cualquier utilización diversa, deberá ser autorizada en forma expresa por el Titular.

Legalidad: fines legítimos conforme a la Ley 1581 de 2012.

Libertad: obedece al derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.

Seguridad: determina las medidas técnicas, humanas y administrativas adoptadas para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Transparencia: hace referencia al derecho de los titulares de datos personales, a conocer la información de carácter personal que estén siendo tratados conforme lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Veracidad o Calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

CAPITULO II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

2.1 TRATAMIENTO

2.1.1 Datos Públicos

ASOMUÑA, advierte uso sin previa autorización del Titular de los datos personales de naturaleza publica y los contenidos en los registros públicos, que llegase a requerir en el devenir de las actividades propias de la asociación ya que como su nombre lo indica, este tipo de datos es de carácter público y no representa un riesgo el tratamiento de los mismos sin autorización por parte del titular.

2.1.2 Datos Sensibles

ASOMUÑA sólo recolectará datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para el desarrollo de su objeto social. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular, representante legal, apoderados, delegados, causahabientes, informando sobre la finalidad del tratamiento o bien verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual y/o negociada, o provenga de autorización legal.

2.1.3 Tratamiento de datos de menores

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes esta proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Bajo el cumplimiento de los anteriores requisitos, ASOMUÑA obtendrá datos de menores de edad únicamente bajo la autorización previa del representante legal o tutor del niño, niña o adolescentes través de mecanismos electrónicos o físicos dispuestos para tal efecto, se pondrá en conocimiento de los representantes del menor la finalidad y o propósito del tratamiento de datos personales, caso afiliaciones al sistema de seguridad social, entrega de obsequios, eventos recreativos, solicitudes de donación, reconocimientos otros.

2.2 CLASIFICACION DE LAS BASES DE DATOS

La Asociación de Empresarios de Sibaté, Soacha y Sur de Bogotá -ASOMUÑA, ha clasificado sus Bases de datos de la siguiente manera:

2.2.1 Bases de datos de Afiliados; funcionarios y/ o Representantes de las Empresas Afiliadas, delegados de Asamblea, miembros de Junta Directiva, Comités de la Asociación.

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos recogidos en función del objeto social, Asistentes a la Asamblea General Ordinaria e Informativa, presidentes, Gerentes Generales, Responsables Ambientales, de Talento Humano, Seguridad, Tecnología, otros; estas bases de datos tienen como finalidad enviarles información de interés para el sector, normatividad, proyectos de normatividad, conceptos, pronunciamientos judiciales y arbitrales, noticias, artículos de interés, encuestas, solicitudes de información invitaciones a eventos académicos como charlas, seminarios, capacitaciones, conferencias entre otros, organizadas por la asociación o por otras entidades relacionadas con el sector; así como invitaciones para asistir a las reuniones de la Asamblea, Junta Directiva, y Comités, grupos de trabajo convocados para analizar temas de interés con las actividades de la industria y de interés general.

2.2.2 Bases de datos de Eventos y Capacitaciones

ASOMUÑA, cuenta con base de datos de diferentes entidades y sus responsan sables, presidentes, gerentes, responsables de área, potenciales personas interesadas en el trabajo gremial y asociativo en temas diversos y de oferta de servicios para los asociados ; estas bases de datos serán utilizadas para enviar información sobre los eventos propios del empresarismo organizados por la asociación o por las diferentes instituciones, realizar invitaciones, participar como conferencista y o vincularse como patrocinador y o invitado.

2.2.3 Bases de datos de Empleados

ASOMUÑA cuenta con una base de datos manuales o automatizadas con la información correspondiente a los empleados, cuyo tratamiento estará dentro del marco del contrato laboral, con el fin de garantizar los derechos y deberes de los trabajadores, de acuerdo con lo establecido en el Código Sustantivo del Trabajo. Los datos contenidos en estas bases de datos igualmente contemplan información relacionada con los hijos de empleados, almacenada en los archivos correspondientes a las hojas de vida respectiva, los cuales son utilizadas para efectos de afiliación a la seguridad social, en cumplimiento con las obligaciones derivadas de la relación laboral.

2.2.4 Bases de datos de Contratistas y Proveedores

ASOMUÑA, posee Bases de datos manuales o automatizadas de Contratistas y Proveedores cuyo objeto es recopilar los datos de los proveedores de bienes y servicios de la asociación, o de personas naturales o jurídicas que envíen propuestas de servicios a la asociación, para el cumplimiento de obligaciones vigentes y para efectos de registros contables de las operaciones que se realicen con ellos.

CAPITULO III. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES

ASOMUÑA de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Asociación de Empresarios de Sibaté, Soacha y Sur de Bogotá-ASOMUÑA.

b) Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la autorización otorgada a la Asociación de Empresarios de Sibaté, Soacha y Sur de Bogotá-ASOMUÑA. En su condición de responsable del Tratamiento.

c) A recibir información por parte de la Asociación de Empresarios de Sibaté, Soacha y Sur de Bogotá-ASOMUÑA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.

e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuanto en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Nota: estos derechos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentre almacenados en bases de datos objeto de tratamiento.

CAPITULO IV. DEBERES DE ASOMUÑA EN RELACION AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

ASOMUÑA es consciente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, la asociación hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

ASOMUÑA atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el Art. 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Garantizar en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

j) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

k) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

m) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.1 DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

ASOMUÑA garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones contractuales con la asociación. El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en la legislación vigente.

CAPITULO V. POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÒN

5.1 GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACION

ASOMUÑA solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio verbal o documento físico, electrónico que permita ser utilizado como prueba o consulta posterior. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento especifico, formatos, formularios, otro si, etc.

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. ASOMUÑA, informará al titular de los datos así:

a) El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.

b) Los derechos que le asisten como titular.

c) La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular y/o reclamar ante el Responsable o encargado del tratamiento.

5.1.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización puede ser soportada verbalmente o en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar y obtener el consentimiento vía inequívoco, que, de no haberse surtido un conducto del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en las bases de datos. La autorización será generada por la asociación y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales, deberá incluir:

a) Responsable del Tratamiento.

b) Datos que se recopilan.

c) Finalidad del tratamiento de los datos.

d) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular.

e) Se debe indicar si los datos que se pretende recopilar son datos sensibles y en este caso indicar expresamente al titular que no se encuentra obligado a autorizar su tratamiento.

5.1.2 Prueba de la autorización

ASOMUÑA, utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuanto y como obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros.

5.1.3 Casos en que no se requiere la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, como registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

b) Datos relativos al estado civil de las personas.

c) Datos referidos a la profesión u oficio.

d) Datos sobre la calidad de comerciante o servido público.

e) Casos de urgencia médica o sanitaria

f) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

5.2 DEL DERECHO DE LOS TITULARES

5.2.1 Del derecho de acceso

ASOMUÑA garantiza el derecho de acceso conforme la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los medios electrónicos que permitan acceso directo del titular.

ASOMUÑA ha encargado al área Administrativa toda la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato, y recovar la autorización; la personas responsables del tratamiento es: Blanca Cecilia Mora Muñoz; Asistente Administrativa.

5.2.2 Del derecho de consulta

ASOMUÑA, garantiza el derecho de consulta de datos personales de los Titulares conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. En todo momento el Titular podrá recurrir al área encargada de peticiones, consultas y reclamos, que para el caso de la asociación es el área Administrativa, enviando su solicitud por escrito al correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. con el fin ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato, y revocar la autorización del uso de sus datos.

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas, de conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:

a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.

b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Pro el representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

e) Así mismo la solicitud deberá incluir los siguientes datos:

• Nombre y apellidos.

• Tipo de documento.

• Teléfono.

• Correo electrónico

• País

• Asunto.

Para la atención de las solicitudes presentadas por los titulares o personas legitimadas, el termino será de máximo (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el requerimiento dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, con expresión de los motivos de la demora y con indicación de la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

5.2.3 Del derecho a reclamar

El titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos no corresponde, puede solicitar corrección, actualización, o supresión, cuando advierta presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrá presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento de datos personales de la asociación. el termino para dar respuesta a la reclamación será de máximo (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

5.2.4 Del derecho a rectificación y actualización de datos

A solicitud del Titular de la información de carácter personal que corresponda a personas naturales que resulte incompleta o inexacta, ASOMUÑA de acuerdo con los procedimientos y los términos antes señalados realizará la correspondiente rectificación y/ o actualización, siempre y cuando no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial

5.2.5 Del derecho a la supresión de datos

El Titular de datos personales, tiene derecho en todo momento, a solicitar a la asociación la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Para el resto de datos, se tendrán en cuenta los siguientes supuestos:

a) Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.

b) Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

c) Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de fines para los cuales fueron recogidos.

Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ASOMUÑA.

5.2.6 Del Derecho a revocar la autorización

El Titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual, y no se trate de datos de carácter público, para los cuales el derecho de revocatoria se regirá por la normativa, la normativa puede ser:

• Total: sobre la totalidad de finalidades consentidas, es decir dejar de tratar la totalidad de datos del titular de datos personales.

• Parcial: sobre ciertas finalidades consentidas para lo cual ASOMUÑA, hará tratamiento de los datos que el titular autorice y para los fines que mutuamente se acuerden.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y ASOMUÑA como responsable del tratamiento da datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

• Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

5.2.7 Protección de datos en los contratos

En los contratos laborales, ASOMUÑA ha incluido cláusula con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución de contratos, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales, también ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales ASOMUÑA, tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas en estas cláusulas, se hacen mención del presente Manual y de su ubicación el sitio web institucional, para su debida consulta.

5.2.8 Reglas Generales Aplicables

ASOMUÑA, ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos, hojas de Excel e información personal.

a) ASOMUÑA, obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.

b) ASOMUÑA, utilizara los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.

c) Los datos personales corresponderán a los de sus afiliados, clientes, colaboradores, proveedores, aliados estratégicos y en general a los de todas aquellas personas naturales con las que ASOMUÑA se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.

CAPITULO VI. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA AUTORIZACION

6.1 GENERALIDADES

Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito físico o electrónico dirigido al encargado del consultas, actualizaciones, rectificaciones o supresión de datos personales que para este caso será el área Administrativa, el escrito o documento se puede enviar al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. adjuntando en debida forma fotocopia del documento de identidad del titular interesado o cualquier otros documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a derecho.

6.2 PROCEDIMIENTOS

6.2.1 Consultas

Requisitos para la atención de Consultas.

a) Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (física o electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

b) Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por ASOMUÑA: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

c) Para ejercer este derecho por medio físico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado podrá radicar la consulta en la dirección principal de ASOMUÑA en el KM 1 vía a Silvania, Planta Eternit Colombiana S.A., vereda Chusacá, Municipio de Sibaté, Cundinamarca.

d) La persona interesada en ejercer este derecho deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud, cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho.

Para la atención de las solicitudes presentadas por los titulares o personas legitimadas, el termino será de máximo (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el requerimiento dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, con expresión de los motivos de la demora y con indicación de la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo

6.2.2 Reclamos

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el encargado del tratamiento.

El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

El titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por ASOMUÑA

• Las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

• ASOMUÑA podrá establecer formatos, formularios sistemas y otros métodos, que serán informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web www.asomuna.org

• Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tomará como no presentada.

Para la atención de los reclamos presentados por los titulares o personas legitimadas, el término será de máximo (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el requerimiento dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, con expresión de los motivos de la demora y con indicación de la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2.3 Revocar Autorización

a) La comunicación sea física o electrónica debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto física o electrónica y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

b) Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por ASOMUÑA para tal fin: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. adjuntando la información anteriormente relacionada.

c) Para ejercer este derecho por medio físico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado podrá radicar la consulta en la dirección principal de ASOMUÑA en el KM 1 vía a Silvania, Planta Eternit Colombiana S.A., vereda Chusacá, Municipio de Sibaté, Cundinamarca.

d) La persona interesada en ejercer este derecho deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho.

Para la atención de los revocatorias presentados por los titulares o personas legitimadas, el termino será de máximo (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el requerimiento dentro de dicho termino, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, con expresión de los motivos de la demora y con indicación de la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAPITULO VII. FUNCION DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE ASOMUÑA

7.1 RESPONSABLES

ASOMUÑA, garantiza el derecho de consulta de datos personales de los Titulares conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. En todo momento el Titular podrá recurrir al área encargada de peticiones, consultas y reclamos, que para el caso de la asociación es el área (Administrativa), enviando su solicitud por escrito al correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. ó remitiéndola a la oficina principal de ASOMUÑA ubicada en el KM 1 vía a Silvania, planta de Eternit Colombiana S.A., vereda Chusacá, Municipio de Sibaté, Cundinamarca, con el fin ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato, y revocar la autorización del uso de sus datos, a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

7.2 ENCARGADOS

LA ASOCIACION DE EMPRESARIOS DE SIBATE, SOACHA Y SUR DE BOGOTA – ASOMUÑA como entidad sin ánimo de lucro, legalmente constituida y registrada ante la Cámara de Comercio de Bogotá, en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales ; y ha designado al área Administrativa la actuación como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales.

CAPITULO VIII. LEGISLACION APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA

8.1 MARCO LEGAL

El presente Manual de Políticas y Procedimientos de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos

• Constitución Policita de Colombia. Art. 15

• Ley 1581 de 2012

• Avisos de Privacidad.

8.2 INFORMACION DE CONTACTO

ASOMUÑA ha designado en sus colaboradores internos área Administrativa el tratamiento de datos personales

Nombre:

ASOCIACION DE EMPRESARIOS DE SIBATE, SOACHA Y SUR DE BOGOTA - ASOMUÑA

Domicilio: Vereda Chusacá, Municipio de Sibaté-Cundinamarca

Dirección: KM 1 vía a Silvania, Planta Eternit Colombiana S.A. Zona Ind. El Muña

Correo Electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Teléfono 7198878/ 7198849/ 312 5355570

Nombre Contacto: Cecilia Mora M.

8.3 VIGENCIA

El presente Manual rige a partir de junio de 2017.

ASOMUÑA, podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimiento como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complemente, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operación o funciones. En caso de que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página Web. www.asomuna.org

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